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一、依據：新竹市政府對民間團體及個人補捐助經費作業及管考注意事項辦理。
二、目標：新竹市動物保護及防疫所(以下簡稱本所) 為加強本所對民間團體及個人補（捐）助經費支用之考核與管制，俾提升補（捐）助成效，特訂定本作業規範。
三、補（捐）助對象：本所所列補助經費，應依本作業規範自行擬定補助對象，奉核定後辦理。
四、補（捐）助條件或標準：
(一)補（捐）助經費不得對個人舉辦活動之贊助，或以定額分配方式處理。各類補（捐）助案件應於活動開始日前提出申請並簽准，特殊原因未於事先辦理者應敘明原因專案簽准。
(二）補（捐）助經費中如涉及採購事項，應依政府採購法等相關規定辦理。
(三)對於同一民間團體之補（捐）助金額，每一年度以不超過新台幣二萬元為原則。
(四)對下列民間團體之補(捐)助不適用前款規定：
1、依法令規定接受本所委託、協助或代為辦理其應辦業務之民間團體。
2、依法並經許可設立之工會(包括總工會、職業工會)、農會、漁會、水利會、同業公會、體育會(含單項運動委員會)或申請補助之計畫具公益性質之教育、文化、社會福利團體。
3、配合中央政府各機關補助計畫所補助之民間團體。
五、經費之用途或使用範圍：
(一)補助項目均應以本所各項標準核支。
(二)補助案核准後，應依核定計畫於年度內執行完畢、如未執行完畢者，應停止支用，並繳回補助款；但經核准繼續執行者不在此限。
(三)受補助者應按原核定計畫項目、執行期間及預定進度切實執行，其經費不得移作他用，如有特殊情形，原核定計畫不能配合實際需要，必須變更原計畫項目、執行期間及進度時，應詳述理由，報本所核准後方得辦理。
(四)補助項目如涉及宣導相關業務時，應明確標示「廣告」二字，且揭示辦理或贊助機關、單位名稱，並不得以置入性行銷方式進行。
六、申請程序及應備文件：
(一)申請單位應於計畫執行開始前，以公文檢附申請書、活動計畫書、經費概算表及其他審查文件，向本所提出申請。
(二)申請計畫內容應選定適當績效衡量指標，作為辦理補（捐）助案件成果考核及效益評估之參據。
(三)同一案件向二個以上機關提出申請補（捐）助，應列明全部經費內容，及向各機關申請補（捐）助之項目及金額。
七、審查標準及作業程序：
(一)本所接獲申請案件後，由業務單位就所具資格條件、補助項目及所備文件進行初審，依行政程序逐級簽核，必要時得召開審查會議審查。
(二)作業程序：
1、計畫書送審後核定准予補助者，通知申請單位核定補助金額、補助比例或項目，及補助款運用應注意事項。
2、核定不予補助者，敘明事由通知申請單位。
八、經費請撥、支出憑證之處理及核銷程序：
(一)受補（捐）助者應於執行結束後一個月內，填具計畫成果報告表、成果照片及檢附領據、會計報告或收支清單及原始憑證送本所核銷。如僅檢附領據及實際支用明細表者，應事先報經審計機關同意。
(二)受補（捐）助者經費結報時，所檢附之支出憑證應依支出憑證處理要點規定辦理，並應詳列支出用途及全部實支經費總額，同一案件由二個以上機關補（捐）助者，應列明各機關實際補（捐）助金額。
(三)受補（捐）助經費於補（捐）助案件結案時尚有結餘款，應按補（捐）助比例繳回。
(四)受補（捐）助經費產生之利息或其他衍生收入之處理方式。
(五)留存受補（捐）助團體之原始憑證，應依會計法規定妥善保存與銷毀，已屆保存年限之銷毀，應函報原補（捐）助機關轉請審計機關同意。如遇有提前銷毀，或有毀損、滅失等情事時，應敘明原因及處理情形，函報原補（捐）助機關轉請審計機關同意。如經發現未確實辦理者，得依情節輕重對該補（捐）助案件或受補（捐）助團體酌減嗣後補（捐）助款或停止補（捐）助一至五年。
(六)受補（捐）助者應自行依「薪資所得扣繳辦法」規定辦理所得稅扣繳。
(七)受補（捐）助之民間團體及個人申請支付款項時，應本誠信原則對所提出支出憑證之支付事實及真實性負責，如有不實，應負相關責任。
九、督導及考核：
(一)受補（捐）助者，應將補（捐）助款按核定計畫專款專用，依會計作業程序辦理，並建立完整檔案備查。
(二)同一案件向二個以上機關提出申請補（捐）助，應列明全部經費內　　容，及向各機關申請補（捐）助之項目及金額。如有隱匿不實或造假情事，應撤銷該補（捐）助案件，並收回已撥付款項。
(三)對補（捐）助款使用情形，本所得派員考核，如發現成效不佳、未依補（捐）助用途支用、或虛報、浮報等情事，除應繳回該部分之補（捐）助經費外，得依情節輕重對該補（捐）助案件停止補（捐）助一年至五年。
(四)受補（捐）助者所支付之經費，如有不合規定之支出，經本所審核結果應予收回時，受補（捐）助者得於文到十五日內提出具體理由申復，未依限申復或申復未獲同意者，應即將該項經費繳回本所。
(五)各單位對民間團體補（捐）助業務應訂定考核規定，加強執行成效考核。
十、本作業規範自核定後實施。